Oft sind Meetings und Besprechungen zu lange, schlecht organisiert und bringen dem Unternehmen zu wenig Nutzen bzw. kosten Zeit und Geld.
Eine Möglichkeit, um Besprechungen effizienter zu gestalten, ist die Anzahl der Teilnehmenden zu reduzieren. Schon bei der Planung eines Meetings sollte genau überlegt werden, welcher Teilnehmende für ein bestimmtes Thema wirklich erforderlich ist. Dabei ist es in einem ersten Schritt notwendig, eine Agenda mit den Themen der Besprechung zu erstellen. Beantworten Sie dann folgende Fragen:
- Wer muss unbedingt an der Besprechung teilnehmen?
- Wer sind die Betroffenen?
- Wer trifft die Entscheidungen?
- Gibt es Personen, ohne die die Besprechung nicht stattfinden kann?
Versenden Sie die Agenda und eine Teilnehmerliste rechtzeitig an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer. So kann sich jede und jeder auf das Meeting vorbereiten. Legen Sie die Auswahlkriterien für die Teilnehmer am Meeting offen, um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden. Beschreiben Sie die Gründe, warum Sie die Anzahl der Teilnehmer beschränken wollen (z. B. Effizienz des Meetings oder Raumgröße). Obengenanntes gilt auch für Online- oder Hybridmeetings. Ein Onlinemeeting mit vielen Teilnehmern ist ohnedies nur mit großer Gesprächsdisziplin durchführbar. Beachten Sie jedoch, dass all jene Personen über die Besprechungsergebnisse informiert werden, für die die Informationen relevant sind.
Stand: 25. September 2024